Un constat partagé jusqu’au sommet de l’État
La difficulté n’est pas propre aux petites structures. La Cour des comptes a relevé à plusieurs reprises l’absence de vision consolidée de la dépense numérique de l’État, ce qui en complique le pilotage et l’évaluation. Si l’État lui-même peine à additionner ses dépenses numériques, une collectivité ou un établissement n’a pas à rougir de la même difficulté, mais a tout intérêt à la traiter.
Pourquoi le budget numérique est illisible
- Il est dispersé. Une partie est à la DSI, une autre dans les directions métiers, une autre encore dans des budgets annexes ou chez un opérateur mutualisé.
- Il est présenté par nature : licences, maintenance, prestations, matériel. Cette lecture ne dit pas ce que coûte l’état civil, la paie ou le dossier patient.
- Il bascule de l’investissement vers le fonctionnement. Les éditeurs remplacent les licences acquises par des abonnements. La dépense devient récurrente, pèse sur la section de fonctionnement et se renégocie en position de faiblesse.
- Il ignore le temps des agents, qui est pourtant souvent le premier poste.
Le coût complet par application
La méthode consiste à rattacher chaque dépense à l’application qu’elle sert, puis chaque application au processus qu’elle porte. Pour une application, le coût annuel complet additionne :
- licences ou abonnements ;
- maintenance et support de l’éditeur ;
- hébergement, sauvegarde, supervision ;
- prestations d’intégration et d’évolution ;
- temps des agents de la DSI et des référents métiers ;
- quote-part des infrastructures et outils partagés.
L’exercice n’exige pas une comptabilité analytique. Une estimation raisonnable, tenue dans le même tableau que l’inventaire des applications, suffit à faire apparaître l’essentiel : en général, une dizaine d’applications concentre la majorité de la dépense, et quelques-unes coûtent bien plus que le service qu’elles rendent.
Trois arbitrages que cette lecture rend possibles
Retirer pour financer
Les doublons et les applications peu utilisées se voient immédiatement. Chaque retrait libère des crédits récurrents. C’est la première source de financement de la modernisation, elle est traitée sur la page dette technique et obsolescence.
Négocier en connaissance de cause
Face à une hausse tarifaire, l’organisation qui connaît le coût complet, les usages réels et le coût d’une sortie négocie autrement que celle qui découvre la facture. Le registre des dépendances de la page souveraineté numérique en est le complément.
Comparer des projets
Un projet se juge sur son coût complet sur cinq ans, fonctionnement compris, rapporté à ce qu’il apporte au service et au risque qu’il réduit. Sans cette base, l’arbitrage se fait à l’influence.
Présenter le budget à des non-spécialistes
Une assemblée délibérante, un conseil de surveillance ou un conseil d’administration n’a pas à lire des lignes de licences. Cinq lignes suffisent :
| Ligne | Ce qu’elle dit |
|---|---|
| Faire fonctionner | Ce que coûte le maintien des services existants, par grand domaine. |
| Sécuriser | Ce qui est consacré à la protection et à la continuité. |
| Résorber | Ce qui est consacré au remplacement de l’obsolète. |
| Transformer | Ce qui finance de nouveaux services, projet par projet. |
| Économies attendues | Ce que les retraits et renégociations doivent rapporter. |
Présentée chaque année sous la même forme, cette grille installe une discussion sur des choix et non sur des montants.
Un budget numérique se défend quand il est relié à des services. Cette liaison ne demande pas d’outil comptable nouveau : elle demande un inventaire des applications tenu à jour, avec une colonne de coût.
Dans la méthode DYNAMAP SI
La vue économique fait partie des cartographies de DYNAMAP SI ; elle alimente la planification et les tableaux de bord.
- 1Phase 1 · Analyse de l’existant : inventorier les actifs, les processus et les risques tels qu’ils sont réellement.
- 4Phase 4 · Planification stratégique : fixer les objectifs, la feuille de route et les moyens.
- 7Phase 7 · Tableaux de bord de la DSI : piloter par des indicateurs de risques, de dette, de coûts et d’avancement.
La méthode appliquée au secteur public · Le framework complet sur dynamap.fr
Pour approfondir : les livres de la collection
L’économie du Système d’Information
Construire, défendre et piloter un budget numérique : dépenses de fonctionnement et d’investissement, coût complet des applications, arbitrages. Pour les DSI qui doivent rendre leurs dépenses lisibles par une direction générale.
Stratégie des Systèmes d’Information
De la stratégie de l’organisation à celle de son système d’information : gouvernance, modèles d’investissement, diagnostic, vision cible, portefeuille de projets, mesure de la valeur. Une trame directement réutilisable pour un schéma directeur.
Toute la collection est présentée sur la page livres sur le système d’information.
Sources et références
Yann-Eric Devars
Architecte d’entreprise · créateur du framework DYNAMAP SI
Fondateur de Solve DSI, il accompagne depuis près de dix ans des organisations dans la cartographie et la gouvernance de leur système d’information. Il publie sur LinkedIn ses analyses sur les systèmes d’information publics ; les échanges entre pairs y sont ouverts.